Polityka prywatności (PismoPilot)

1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest: PismoPilot / Ewa Chojnacka / NIP: 625 233 98 24, adres: 42-500 Będzin, e-mail: pismopilot@gmail.com („Administrator”).

2. Kontakt w sprawach danych
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz napisać na: pismopilot@gmail.com.

3. Jakie dane zbieramy
W zależności od sytuacji możemy przetwarzać:
dane kontaktowe: e-mail (oraz ewentualnie imię/nick, jeśli podasz),
treść zgłoszenia (opis sprawy),
informacje o posiadanych dokumentach i terminach,
(opcjonalnie) dane do kontaktu przez WhatsApp, jeśli sam wybierzesz ten kanał,
dane techniczne związane z działaniem strony i usług (np. logi/identyfikatory techniczne) – w zakresie niezbędnym do działania serwisu.
Na etapie wstępnym prosimy nie podawać numeru PESEL ani danych wrażliwych (np. szczegółów medycznych). Dokumenty szczegółowe przekazujesz dopiero po decyzji o podjęciu sprawy i według wskazanej instrukcji.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy dane w następujących celach:
a) Odpowiedź na zgłoszenie i wstępna ocena sprawy (do 24h) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora: komunikacja, organizacja obsługi zgłoszeń).
b) Realizacja usługi po akceptacji wyceny (przygotowanie pism, plan kroków, obsługa sprawy) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
c) Rozliczenia i dokumentacja księgowa – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
d) Dochodzenie lub obrona roszczeń – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
e) Komunikacja przez wybrany kanał (e-mail / formularz / WhatsApp) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO (w zależności od etapu).

Dane szczególnej kategorii (np. dane o zdrowiu)
Jeśli w toku sprawy przekażesz dane dotyczące zdrowia lub inne dane wrażliwe, przetwarzamy je wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji Twojego zlecenia oraz na podstawie:
art. 9 ust. 2 lit. a RODO (Twoja wyraźna zgoda) – jeśli będzie wymagana, poprosimy Cię o potwierdzenie wprost, przed przesłaniem dokumentów,
oraz odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b/f RODO (jak wyżej).
Zawsze stosujemy zasadę minimalizacji – prosimy o tyle danych, ile jest konieczne.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, abyśmy mogli ocenić sprawę i skontaktować się z Tobą. Brak podstawowych informacji (e-mail + opis) uniemożliwi odpowiedź.

6. Odbiorcy danych
Nie sprzedajemy danych. Dane mogą być przekazywane:
dostawcom narzędzi, z których korzystamy do obsługi zgłoszeń i komunikacji, w szczególności Google (np. Formularze Google, Gmail, Google Sites) – w zakresie koniecznym do obsługi zgłoszeń,
(opcjonalnie) WhatsApp / Meta Platforms – jeśli zdecydujesz się na kontakt przez WhatsApp. WhatsApp jest kanałem opcjonalnym; możesz zawsze wybrać e-mail.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Korzystanie z narzędzi Google lub WhatsApp może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach podstawą przekazania są odpowiednie mechanizmy prawne przewidziane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne) stosowane przez dostawców.

8. Okres przechowywania danych
zgłoszenia, których nie podejmiemy: do 12 miesięcy (dla celów komunikacji i obrony przed roszczeniami) – chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie,
sprawy podjęte / realizacja usługi: przez czas trwania współpracy, a następnie do 6 lat (rozliczenia i obowiązki prawne) lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy,
dane na potrzeby roszczeń: do czasu przedawnienia roszczeń.

9. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu (gdy podstawą jest interes Administratora) oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO.
Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – masz prawo ją wycofać w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność przetwarzania sprzed wycofania).

10. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w szczególności ograniczenie dostępu do korespondencji, minimalizację danych oraz zasadę „dokumenty szczegółowe dopiero po decyzji”. Zalecamy nie przesyłać danych wrażliwych w pierwszym kontakcie.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie
Nie podejmujemy decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i nie profilujemy użytkowników w rozumieniu RODO.

12. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmian narzędzi lub wymogów prawnych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.